Success Story Track & Trace

Rendues possibles par le big data et l'automatisation croissante des processus opérationnels, les entreprises d’un grand nombre de secteurs d'activité s'appuient de plus en plus sur le suivi des expéditions. La mise en œuvre d'un système Track & Trace permet de déterminer automatiquement la localisation, actuelle et antérieure, d'objets spécifiques. En découlent des avantages comme l’augmentation de la transparence de bout en bout sur l'ensemble de la supply chain et la possibilité d'identifier des leviers de réduction des coûts.

Le système Track & Trace est particulièrement bien adapté aux réseaux très complexes tels que les chaînes d'approvisionnement intercontinentales PbP (part-by-part) et CKD (completely knocked down), courantes dans l'industrie automobile. Dans ces cas, de nombreux partenaires différents sont impliqués dans une expédition entre des points de consolidation et des usines à l'étranger, en utilisant différents modes de transport. Dans un environnement aussi complexe, l'intégration du suivi et de la traçabilité dans les chaînes d’approvisionnement complexes garantit le maintien de la transparence de bout en bout.

En collaboration avec 4flow, Mercedes-Benz AG a réalisé avec succès et efficacité un premier déploiement de Track & Trace. Grâce à un modèle opérationnel conçu par 4flow, associé à une formation des utilisateurs axée sur le long terme, le constructeur automobile est maintenant bien outillé pour connecter des itinéraires d'expédition supplémentaires au système.

La mise en œuvre d'un système global Track & Trace, accessible aux partenaires internes et externes du projet, nécessite une approche de planification de bout en bout. Pour obtenir rapidement l'implication de l'organisation ainsi que l'acceptation des futurs utilisateurs finaux, des questions clés ont été abordées avant le déploiement : Qui sont les principaux utilisateurs et quelles fonctionnalités permettront de créer de la valeur ajoutée ? Avec quel niveau de détail les informations doivent-elles être disponibles et qui fournira les données nécessaires pour la qualité requise ?

Dans le but de concevoir le déploiement le plus fluide possible, il a été demandé à 4flow de créer un modèle opérationnel Track & Trace. Les tâches principales consistaient à définir les différentes fonctionnalités, à développer un modèle de rôles et de responsabilités et à générer des spécifications d'exigences. Les axes d'optimisation potentiels, développés en commun dans le cadre du projet, ont fait l'objet d'une attention constante : productivité, stocks, coûts de transport, investissement et durée de transit. Cette collaboration fructueuse s'est poursuivie dans le cadre d'autres projets de déploiement du système Track & Trace, avec pour objectif de connecter de nouvelles chaînes logistiques. Ainsi, encore plus de points de consolidation, de prestataires logistiques, de prestataires de transport de tous modes ainsi que d'usines à l'étranger ont été intégrés dans le système Track & Trace. En outre, tout au long du déploiement, des processus visant à garantir la qualité requise des données ont été établis.

Le modèle opérationnel a été développé sur la base d'ateliers d'experts axés sur les exigences des processus opérationnels pour les supply chains intercontinentales. L'analyse des contributions des différents domaines d'expertise a permis à 4flow de définir les fonctionnalités de base du système Track & Trace, de les coordonner avec les experts et de les inclure dans les exigences du système sous la forme de user stories.

Une des fonctionnalités de base de Track & Trace est l'alerte, qui sert à informer les utilisateurs, de manière proactive, des irrégularités dans les processus opérationnels. Par exemple, une alerte "conteneur non chargé" informe rapidement et activement les responsables des opérations lorsqu'un conteneur n'a pas été chargé sur un navire comme prévu. Pour les fonctionnalités de base, 4flow a créé un modèle des rôles et responsabilités définissant les activités des partenaires internes et externes dans les processus opérationnels. Pour l'alerte "conteneur non chargé", par exemple, la personne qui doit être informée d'une anomalie dans le planning et les étapes du processus de suivi, sont prédéfinies.

Les marchandises sont expédiées d'Europe vers les États-Unis au sein d’une chaîne d’approvisionnement entièrement connectée. Grâce à la connexion réussie au sein du système Track & Trace, des points de consolidation, des prestataires logistiques et de transport et des marchandises réceptionnées par l'usine d'assemblage à l'étranger, les acteurs du processus, en Europe et aux États-Unis, peuvent entièrement suivre les expéditions dans l’environnement d’un système unique. Auparavant, ce suivi était assuré par des solutions de suivi de partenaires externes et divers systèmes ERP internes.

L'intégration des systèmes ERP internes à une solution Track & Trace de bout en bout crée également, pour la première fois, une transparence sur les stocks de marchandises pour chaque site, tout au long de la supply chain. En outre, les mises à jour de l'heure d'arrivée prévue (ETA) dans le cycle MRP (Material Requirement Planning) de l'usine à l’étranger peuvent être automatisées et utilisées en temps réel. Cela est particulièrement utile pour le constructeur automobile, en cas de perturbation de la supply chain, comme pendant la situation d'urgence déclenchée par la pandémie de Covid-19.

Le développement et le déploiement d'un système Track & Trace nécessitent une forte implication de l’informatique et ont été réalisés en utilisant la méthode Scrum. 4flow a complété son approche de projet éprouvée par des méthodes de travail agiles. Par exemple, les exigences opérationnelles ont été documentées lors d’ateliers d'experts structurés impliquant les partenaires des processus internes et externes du client. Pour le développement technique, 4flow a transféré les exigences dans un environnement informatique agile, y compris les user stories, le perfectionnement, les tests et l'acceptation par les utilisateurs. L'expérience diversifiée de 4flow dans les projets SAP a été bénéfique, car la configuration Track & Trace mise en œuvre par le client est basée sur un système SAP.

Outre la collaboration intefronctionnelle et inter-organisationnelle pendant toutes les phases du projet, le management de projet compréhensif de 4flow a été un facteur de réussite décisif. L'implication de tous les partenaires du processus, responsables de la supply chain et experts en informatique des partenaires internes et externes, a été la clé de ce succès.