Success story biens de consommation et commerce

Avant même le début de la pandémie de coronavirus, les affaires marchaient bien pour HelloFresh, le premier fournisseur mondial de kits repas. Avec la propagation de la pandémie à l'échelle mondiale, la croissance de l'entreprise s'est encore accélérée. Aussi positif que cela puisse paraître sur le papier, cela devint également un défi de taille pour fiabiliser les processus de production et la supply chain de l'entreprise. C'est ce qui a conduit HelloFresh à rechercher rapidement du soutien. En travaillant avec l'équipe de consultants de 4flow, la nécessaire restructuration des processus a été rapidement réalisée. En seulement quatre semaines, la capacité de production a augmenté de 25 % et l'efficacité de 10 %.

Au cours des dernières années, la start-up berlinoise HelloFresh est devenue le leader mondial de la livraison de kits repas, fournissant à une clientèle en constante croissance, des recettes originales et des ingrédients frais. Cependant, alors que la pandémie de coronavirus s'accélérait, le centre de distribution de la société, situé à Verden au sud-est de Brême, en Allemagne, a été confronté à de nouveaux défis.

4flow consulting a été sélectionné par HelloFresh pour travailler avec ses équipes de production, de distribution et du siège de Berlin afin d'augmenter rapidement production et de stabiliser les processus au niveau du centre de distribution. La mission consistait à adapter aux circonstances exceptionnelles, et le plus rapidement possible, les processus opérationnels, les systèmes et les surfaces, ainsi que les besoins en personnel. Cette restructuration a été mise en œuvre alors que les opérations habituelles se poursuivaient. Ensemble, 4flow et HelloFresh ont documenté les processus, trouvé des solutions aux goulets d'étranglement, les ont mis en œuvre avec les équipes concernées, et les ont modifiés, si nécessaire, tout en continuant à en assurer le suivi. Comme défi supplémentaire, toutes les mesures pertinentes liées à la gestion sanitaire de la pandémie devaient être mises en œuvre en même temps.

Innovation centrée sur la satisfaction client

Au début de la mission, les mesures urgentes ont été priorisées sur les trois premières semaines. « L'objectif était de fournir aux clients la ponctualité qu'ils attendaient normalement, malgré l'augmentation soudaine de la demande, explique Hanka Smiejczak, chef de projet chez 4flow. Et bien sûr, les nouveaux clients qui souhaitaient essayer de cuisiner avec des ingrédients frais pendant la crise devaient également se faire livrer des kits repas chez eux dans les délais impartis. »

Une planification adaptée des ressources et une augmentation des stocks ont été nécessaires, en même temps que le passage de toutes les lignes de production de 1,5 équipe à 3 équipes. Pour ce faire, les besoins en personnel ont dû être ajustés dans un délai très court, du personnel temporaire a été embauché et une nouvelle organisation a été mise en place, avec des espaces de travail et des équipes définis pour tous. Des KPI ont aussi été mis en place ainsi qu´une transparence en temps réel sur le suivi de la production. « La transparence des capacités de production en lien avec les jours de livraison était particulièrement importante pour la gestion et l'exécution des commandes des clients », déclare Hanka Smiejczak.

Les collaborateurs de HelloFresh avaient l'habitude d'arriver au travail et de tout trouver comme ils l'avaient laissé la veille. De nouveaux salariés ont été embauchés pour travailler en deux shifts de nuit consécutifs. Les mesures d'hygiène et de sécurité ont également été renforcées et mises en œuvre en permanence, afin d'aboutir à une transmission mieux organisée entre deux équipes. Dès le début, un grand soin a été pris pour faire adhérer chaque collaborateur aux changements nécessaires.

« Restructurer les processus, en particulier lorsque la charge de travail est anormalement élevée, est un défi pour toutes les parties prenantes. 4flow a extrêmement bien réussi à prendre en compte l'ensemble des préoccupations et des difficultés d'adaptation et à impliquer tout le personnel dès le départ », déclare Alexander Bayerlein, Vice President Production International chez HelloFresh. 4flow a travaillé en étroite collaboration avec les responsables de production, de distribution, du marketing et du service client dans un esprit de pilotage actif.

Augmentation durable de l'efficacité

Le fait d'avoir réalisé tant de choses en si peu de temps a encouragé les exploitants du site à penser encore plus grand pour l'avenir. « Pour ce faire, il faudrait passer de la pensée de la production à la semaine à un fonctionnement 6 jours sur 7 et 24 heures sur 24, en s'appuyant sur le principe de push et de pull », explique Hanka Smiejczak. Cela impliquerait de préparer de plus petites quantités, de coordonner plus précisément les jours de livraison avec les fournisseurs, d'augmenter les fréquences de livraison, de mieux planifier les surfaces, d'ajuster les paramètres et les processus dans le système de gestion des stocks et de passer à une prévision à la journée.

« 4flow s'est rapidement et facilement intégré à notre équipe, s'est très vite familiarisé avec nos thématiques et a fait un excellent travail en nous accompagnant 24 heures sur 24 sur le terrain. Cela nous a permis de modifier rapidement et durablement nos processus. Une augmentation de 25 % de la capacité de production et une amélioration de 10 % de l'efficacité, en seulement quatre semaines, est un excellent résultat », se félicite Alexander Bayerlein. De plus, grâce à des ajustements durables des processus, HelloFresh pourra, à l'avenir, réagir de manière encore plus flexible aux fluctuations de la demande. Désormais, les responsables des ateliers de fabrication comprennent tous les leviers pour augmenter la production et l'efficacité et peuvent les mettre en œuvre de manière ciblée.